Helsingin ranskalais-suomalaisen koulun tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laatimispäivä: 4.12.2025. 

Viimeisin muutos 14.1.2026

1. Rekisterinpitäjä ja yhteisrekisterien vastuutaho

Helsingin ranskalais-suomalainen koulu, Raumantie 4, 00350 Helsinki

KOSKI-palveluun siirrettävien tietojen yhteisrekisterinpitäjä: 

Opetushallitus 
Hakaniemenranta 6 PL 380 
00531 Helsinki 
Puhelin +358 29 533 1000 
Faksi +358 29 533 1035 

Koski-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palveluntietosuojaseloste/

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rehtori Kumenius Johanna p. 0295 33 2521
Apulaisrehtori Pippuri Pirjo (lukio) p. 0295 33 2522
Apulaisrehtori Piipponen Anu (yläkoulu, luokat 7-9) p. 0295 33 2523
Apulaisrehtori Kukkanen Merja (esi- ja alakoulu, luokat 1-6) p. 0295 33 2524

Tietosuojavastaava: Sini Vuokko-Pietiläinen, Valteri 

Tietosuojavastaavan varahenkilö: Kati Järvitalo, Valteri

3. Rekisterin nimi

Helsingin ranskalais-suomalainen koulu MultiPrimus-opiskelijarekisteri ja sen apurekistereinä Hakijat-, Opettaja-, Henkilökunta ja Tuki sekä Tuen merkinnät -rekisterit (lisäosat Wilma-käyttöliittymä ja Kurre-lukujärjestysohjelma)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Helsingin ranskalais-suomalainen koulu on valtion yleissivistävä koulu, jonka tehtävänä on antaa esiopetusta, perusopetusta ja lukiokoulutusta voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Perustehtävän toteuttamiseksi koulu kerää toiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja. 

Hakijat-rekisterissä käsitellään oppilasvalintaan liittyviä tietoja. 

Lainsäädäntö: 

Tietosuojalaki 1050/2018  

Perusopetuslaki 628/1998 

Perusopetusasetus 852/1998

Lukiolaki 714/2018

Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu (KOSKI): laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus järjestelmissä

Opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen liittyvät tehtävät

Primus, Kurre ja Wilma (Primus ja Kurre -kouluhallintojärjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä), Microsoft M365:

• Opetuksen ja koulutuksen järjestäminen
• Oppilas- ja opiskelijasuhteeseen liittyvien tehtävien hoito
• Oppivelvollisuuslain mukaisten tehtävien hoito
• Käyttäjäidentiteetin luominen opiskeluympäristön sähköisiin palveluihin (Microsoft M365
• Wilma-käyttöliittymän käyttäjätunnusten hallinta
• Primuksen tietojen perusteella luovutetaan lakisääteiset oppilasmäärätiedot valtion tiedonkeruuseen.
• aine- ja opintojaksovalintatietiedot työjärjestysten tekemistä varten
• Kurre saa perustiedot MultiPrimuksesta (oppilaan nimi, luokka, opetussuunnitelma ja kurssivalinnat, opettajan ja työntekijän nimi). Kurren lukujärjestykset voidaan määrittää näkymään Wilmassa: oppilaskohtainen lukujärjestys on nähtävillä oppilaalle sekä huoltajalle sekä koulun opettajille ja henkilökunnalle.

Wilman avulla toteutetaan:

• poissaolojen kirjaamista
• oppilaiden ja opiskelijoiden arviointia
• opintojaksovalinnat ja kursseille ilmoittautuminen
• kodin ja koulun välistä yhteistyötä
• tiedottamista ja viestintää huoltajien, oppilaiden ja opiskelijoiden kanssa
• kyselyitä ja niiden palautteita
• koulunkäyntiin ja opiskeluun liittyvä palaute
• Wilman kautta haettavien päätösten tiedoksiantoa

Microsoft M365

• opetuksen ja koulutuksen järjestäminen (sähköiset työvälineet)
• M365:n käyttöoikeuksien hallinta
• Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen omien ryhmien sisällä
• Sähköpostipalvelu

MPASSid-pohjaiset oppimisalustat (esim. digitaalisten oppikirjojen ja tehtävien alustat Studeo, SanomaPro, Otavan oppiminen)

Kerättävät tiedot: käyttäjän nimi, sähköposti, mahdollisesti kuva ja puhelinnumero, IP-osoite, kirjautumisajat, selaustiedot, vastaukset tehtäviin ja muistiinpanot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaiden perustiedot saadaan huoltajilta ja täysi-ikäisiltä opiskelijoilta. Suurin osa rekisteriin tallennetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä ja tiedonsiirrosta edellisestä oppilaitoksesta syntyneitä oppilaan koulunkäynnin ja mahdollisen tuen järjestämiseen liittyviä tietoja. 

Peruste:  

Huoltajien suostumus.  

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. Säännönmukaista tietojen luovuttamista tehdään opetus- ja koulutustehtävän edellyttämällä tavalla Ylioppilastutkintolautakunnalle sekä kansallisiin oppimistulosten seurantaan ja koulutusjärjestelmän kehittämiseen liittyviin tutkimuksiin. 

Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty KOSKI-palvelu kerää suoraan opiskelijarekisteristä opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet yhteen palveluun. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)

Opiskeluhuollon kuraattoreilla, psykologeilla sekä kouluterveydenhoitajilla on tiedonhallintalain 23 §:n mukainen rajattu katseluoikeus asiakkaana olevan oppilaan tai opiskelijan välttämättömiin tietoihin.

Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa oppilaan ja opiskelijan välttämättömiä tietoja laissa säädetyissä tilanteissa kuten esimerkiksi silloin, kun opiskelijan asiaa käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa.

Oppilaan kotikunnalla on lisäksi oikeus saada oppilasta koskevia tietoja. (Perusopetuslaki 4 §, 6 §)

Anonymisoitua tietoa voidaan luovuttaa ja käyttää tutkimustarkoituksiin. Rekisterin tietoja voidaan käyttää tutkimus- sekä tilastointitarkoituksessa. Tutkimuskäyttöä varten tutkijan tulee hakea erikseen tutkimuslupaa koululta.

Tutkimusaineisto tulee minimoida ja tutkimus tulee toteuttaa ilman henkilötietoja aina kun mahdollista. Mikäli tutkimusta ei voida toteuttaa ilman henkilötietoja, tulee laatia henkilötietojen käsittelyn vaikutusten arviointi.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteröidyn tietojen säilytys toteutetaan arkistointilainsäädännön määräämällä tavalla ja yleisiä suosituksia noudattaen. Koulun henkilökunta käytätä tietoja virkavastuullaan ja tehtäviensä mukaisesti. Koulun henkilökunta on lain mukaan (perusopetuslaki 40 § sekä julkisuuslaki 24 §) velvollinen pitämään salassa oppilaista, opiskelijoista ja heidän perheistään työtehtävissään saamansa tiedot.

Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) myönnetään vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla.  

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 nimetyille vastuuhenkilöille.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.  

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä rekisterinpitäjälle tai henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista.   

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.

Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2. olevalle taholle. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan.  

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman henkilön tai asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.   

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi, EU:n tietosuoja-asetus, artikla 17).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.